Основы Управления Проектами: Выбор Системы

В условиях стремительно трансформирующегося бизнес-рынка, вероятно, только ленивый не слышал о сфере project management (с англ. «управление проектами»). .

Неудивительно, что новомодное словечко «проджект» стало мелькать на сайтах онлайн-рекрутинга с такой же частотой, что и вакансии разработчиков, тестировщиков и аналитиков. Это вполне объясняет и высокие продажи соответствующих курсов, предлагаемых крупными образовательными платформами. Чем обусловлен феномен такой бешеной популярности и где, в конце концов, заниматься этим вашим «управлением проектами»? Давайте разбираться!

С помощью данного материала вы узнаете:

• Суть управления проектами
• Цели и задачи систем проектного управления
• Функционирование инструмента на примере Redmine
• Как выбрать наиболее оптимальную платформу

Суть управления проектами

Проектное управление – это процесс ведения ряда задач от самого начала и до конца, главной целью которого является успешная реализация всех поставленных целей в соответствии с требуемыми сроками, бюджетом и прочими ресурсами. Иными словами, данное направление предполагает грамотную стратегию по организации и оптимизации рабочих процессов.

Безусловно, успешно завершить проект, то есть справиться со всеми намеченными задачами в срок, не выходя за рамки финансирования, не так-то просто: планирование, распределение обязанностей, их дальнейший мониторинг, разрешение спорных моментов и кризисных ситуаций – лишь малая часть того, с чем сталкивается менеджер проектов на повседневной основе. Как удержать в голове такой поток информации и не сойти с ума? Конечно же, используя современные цифровые ресурсы!

Система управления проектами представляет собой совокупность программных модулей, обширный инструментарий которых позволяет компании повысить результативность выполнения тех или иных проектов.

О Целях и Задачах Таких Программ

Каждая платформа для управления проектами ставит перед собой две основные цели:

• Повысить продуктивность команды и, таким образом, реализовать большее количество проектов с наименьшими производственными затратами.
• Усовершенствовать процессы планирования и контроля, сбалансировав все имеющиеся показатели.

Исходя из вышеописанных целей можно выделить ключевые задачи таких систем:

• Оптимизировать рабочий процесс, снабдив членов команды универсальными и эффективными инструментами, представленными на единой платформе.
• Обеспечить высокую степень прозрачности рабочего процесса, наглядно демонстрируя все детали проекта.
• Сократить сроки выполнения с помощью автоматизации некоторых процессов.
• Помочь руководителям выстроить грамотную коммуникацию с сотрудниками и непосредственными клиентами.

Как Функционирует Система Управления Проектами?

Думаете, что пользоваться такой платформой способны только избранные? Ничего подобного! Чтобы убедить вас в обратном, мы рассмотрим, как функционируют подобные системы на примере Redmine, одного из самых популярных инструментов для управления проектами.

Первым делом, необходимо создать проект и настроить его в соответствие с требованиями конкретной ситуации. С подробным описанием полей можно ознакомиться в разделе Wiki на официальном сайте Redmine. Далее пользователь с правами администратора может пригласить авторизированных пользователей, назначив им те или иные роли. В зависимости от выбранной роли будут определяться возможности отдельного пользователя. После создания задач вы сможете начать их делегировать, устанавливая сроки выполнения и распределяя нагрузку. Кроме того, программа позволит отслеживать весь процесс в режиме реального времени и своевременно вносить необходимые изменения.

Конечно, при командной работе нельзя забывать и о человеческом факторе. Например, один из пользователей может задержать выполнение порученной ему задачи или вовсе забыть о ее существовании несмотря на все автоматические напоминания программы. Для таких ситуаций как раз-таки и нужны уже упомянутые нами «проджекты»: помимо добавления задач менеджеры проектов также находятся в постоянном контакте с членами команды и мониторят качество их работы, контролируя и организуя наиболее эффективным способом весь процесс. А их главным помощником становится программная система управления проектами!

Как Выбрать Наиболее Подходящую Платформу?

На сегодняшний день рынок инструментов проектного управления действительно поражает своим разнообразием. По этой причине многие компании задаются резонным вопросом: а какая программа подойдет именно нам? Для того, чтобы не ошибиться в выборе, следует иметь в виду следующие параметры:

1) Функционал системы

Первое, на что стоит обратить внимание, это непосредственный инструментарий приложения, ведь именно из-за технических характеристик мы и выбираем продукт. С ростом команды и масштаба ваших проектов будут увеличиваться и ваши требования к системе: чем универсальнее система, тем эффективнее организация рабочего процесса. Перед внедрением конкретной программы обязательно оцените ее инструментарий и подумайте на перспективу, какие модули могут быть вам полезны.

2) Интерфейс

Как гласит русская пословица, встречают по одежке, а провожают по уму. И если про функциональные способности мы уже упомянули, пора поговорить про не менее важную визуальную составляющую. Интерфейс должен быть не только эстетически приятным, но и доступным для пользователя. Его задача не только обеспечить автоматизацию некоторых рутинных процессов, но и полностью подстроиться под желания клиентов, поэтому при выборе софта стоит также проверить возможности его кастомизации.

3) Безопасность

В любом деле безопасность – превыше всего. Досконально изучите положение о конфиденциальности данных, а также выясните, как часто разработчики предлагают клиентам программные обновления и фигурирует ли среди новых характеристик усиленная защита личной информации.

4) Техническое сопровождение

Ну хорошо, допустим, вы стали клиентом определенного приложения. А что из себя представляет служба поддержки вашего провайдера? Насколько оперативно будут решаться ваши проблемы? Насколько эффективна корпоративная политика компании и действительно ли учитываются пожелания клиентов? Все это лучше узнать заранее, чтобы не тратить деньги, нервы и время на неблагонадежные сервисы. К слову о техническом обслуживании, Redmine является системой с открытым исходным кодом, что гарантирует оперативное выявление и разрешение возможных ошибок. О других преимуществах инструмента можно узнать в нашей подробной статье здесь.

5) Стоимость

И конечно же, не будем забывать о финансовой стороне вопроса. Здесь необходимо здраво оценить, какие функции вам необходимы, а за какие вы будете попросту переплачивать. Своеобразное соответствие цены и качества: то есть целесообразно ли вам покупать программу с широким, но абсолютно неактуальным именно для вашей команды функционалом или можно обойтись чем-то попроще?

Не Узнаете, Пока не Попробуйте

Подробная аналитика рыночных предложений – это хорошо, но что насчет непосредственной эксплуатации, чтобы развеять все сомнения? Вы можете оценить технические возможности Redmine прямо сейчас и осознанно прийти к решению, подходит ли вам и вашему бизнесу данная система или нет. И все это совершенно бесплатно с нашим 15-дневным пробным периодом!

Поделитесь в комментариях, какие критерии, по вашему мнению, имеют наибольший вес при выборе инструмента для управления проектами.